- +7 (495) 120-87-87
- info@ls-gp.com
- ПН - ПТ: 9:00 - 18:00
Кейс внедрения 1С:ERP
Как перенести ключевые процессы из Axapta в 1С:ERP, сохранить интеграцию с БД Oracle и снизить стоимость владения в 3 раза
Внедрение 1С:ERP для федерального производителя мебели
Клиент:
Крупный федеральный производитель корпусной мебели (кухни, двери), ТОП-3 рынка РФ. Более 150 фирменных салонов, 1 тыс. сотрудников, ~400 пользователей, тысячи заказов ежемесячно
Команда проекта:
Руководитель проекта, аналитик-консультант, 5 разработчиков, 3 консультанта
Срок проекта:
24 месяца
Масштабирование бизнеса неизбежно вскрывает/выявляет ограничения текущей ИТ-архитектуры. Разрозненные системы, кастомизированное западное программное обеспечение (ПО), самописные базы, Excel перестают работать как единый механизм.
С такой ситуацией столкнулся наш клиент, федеральный производитель мебели. Текущий ИТ-ландшафт стал узким местом для развития бизнеса. Он требовал постоянных инвестиций, но не давал руководству инструментов для эффективного управления.
Внедрение 1С:ERP Управление предприятием позволило решить эту задачу комплексно. Клиент получил единую учетную экосистему, стабильный обмен с историческими данными и платформу для развития, которая не зависит от устаревших технологий и внешних рисков.
Стартовая ситуация/входные данные
Автоматизация бизнеса более 10 лет держалась на связке трех основных систем: самописный фронт-офис на Oracle, Axapta и Excel. Плюс отдельные контуры регламентированного учета: бухгалтерия и зарплата (Рис. 1).
- Axapta (Microsoft) — учет затрат, продажи, закупки, финансовые документы. Дорабатывалась более 10 лет
- Oracle, фронт-офис — клиентские заказы, расчет материалов, проектирование мебели. Полностью самописная база, созданная внутренними разработчиками
- Excel — бюджетирование, десятки таблиц, ручной учет
- 1С:Бухгалтерия — бухгалтерский учет
- 1С:ЗУП — расчет зарплаты и KPI
Рис. 1. Историческая ИТ-архитектура
Когда рынок начал смещаться в сторону российских решений, Axapta стала фактором риска: западное ПО не развивается под российское законодательство, специалистов становится меньше, стоимость поддержки растет, а любая доработка занимает недели. Чтобы рост бизнеса не зависел, от капризов разрозненных ИТ-систем клиент решил объединить все бизнес-процессы в одной экосистеме на базе программы 1С:ERP.
Почему для автоматизации клиент выбрал 1С:ERP
- Функциональность 1С:ERP на 100% закрывает потребности бизнеса клиента: управленческий, регламентированный и производственный учет в одном контуре;
- Стоимость работы часа специалиста 1С и доступность кадров на рынке значительно выгоднее, чем поддержка Axapta. Возможность снизить затраты на сопровождение в 3 раза;
- Регламентированный учет соответствует законодательству РФ.
Цели и задачи внедрения 1С:ERP
Цель проекта
Заменить Axapta на 1С:ERP и сделать ERP мастер-системой вокруг которой будет строиться единая ИТ-архитектура:
- 1С:ERP — мастер-система: финансы, закупки, продажи, бюджетирование, часть производственных процессов;
- 1С:Бухгалтерия — обмен с 1С:ERP: данные для регламентированного учета;
- 1С:ЗУП КОРП — обмен с 1С:ERP: данные для расчета KPI и зарплаты;
- Oracle — обмен с 1С:ERP через модуль обмена: заказы, спецификации и статусы.
Задачи внедрения 1С:ERP
- Реализовать модуль интеграции между 1С:ERP и Oracle.
- Доработать отсутствующие в 1С:ERP бизнес-процессы, ранее реализованные в Axapta.
- Настроить учет: закупки, продажи, казначейство, регламентированный учет.
- Загрузить начальные остатки.
- Перенести данные и автоматизировать бюджетирование в 1С:ERP.
- Настроить обмен с программами 1С:Бухгалтерия и 1С:ЗУП КОРП.
- Сохранить ядро 1С:ERP типовым, заложить архитектурную основу ИТ-ландшафта для снижения TCO
- Обучить пользователей и передать клиенту полную документацию по проекту.
Особенности проекта
Проект отличался нетипичной для классического внедрения ERP средой. Мы работали со сложной, исторически сложившейся системой. Экспертам LS предстояло разобраться с логикой бизнес-процессов, понять причины тех или иных доработок, погрузиться в отраслевую специфику мебельного производства и построить новую, устойчивую архитектуру. В ходе проекта мы столкнулась с рядом сложностей, которые требовали от команды LS нестандартных решений.
- Организационные моменты
В середине проекта на стороне заказчика произошла смена ключевых ответственных лиц, возник риск потери управления и остановки работ. Команда LS взяла на себя функции управления проектом. Мы ввели в проект своего руководителя проекта, довели проект до финала и сдали в срок, несмотря на организационную турбулентность.
- Отсутствие технического задания (ТЗ)
Классического ТЗ не существовало. Знания о процессах находились в головах сотрудников или были зашиты в код Axapta. Нам пришлось собирать информацию в реальном времени по кусочкам: проводить интервью, записывать действия пользователей с экрана, тут же прототипировать процесс в 1С и согласовывать его. Это требовало от аналитиков LS высочайшей скорости погружения в специфику мебельного производства на ходу.
- Высоконагруженный обмен с Oracle
Необходимо было обеспечить бесперебойный обмен данными в высоконагруженном режиме между 1С:ERP и историческим Oracle. Стандартных интеграций между 1С и Oracle нет, но есть методика 1C для организации обмена данными. Мы взяли эту методику за основу и разработали механизм обмена с нуля, с учетом высокой нагрузки, большого числа заказов и требований к стабильности. Наше решение гарантирует целостность и стабильность передачи данных из фронт-системы на Oracle в 1С:ERP.
- Сложная схема расчета KPI
У клиента была сложнейшая матрица KPI для мотивации персонала, которая исторически считалась вручную. Команда LS участвовала в разработке алгоритма расчета этих показателей в связке 1С:ERP (данные о выработке/продажах) и 1С:ЗУП КОРП (начисление).
- Ручной учет взаиморасчетов с подрядчиками
Учет взаиморасчетов с сотнями внешних исполнителей: ИП и самозанятые, зависел от точности сложных ручных подсчетов, которые привязаны к статусам заказов. Это создавало операционные риски и высокий объем ручной обработки. Необходимо было предложить решение, чтобы исключить ручной контроль, а процесс расчетов сделать полностью прозрачным и контролируемым.
Ключевые архитектурные решения
Эта часть кейса будет интересна специалистам по автоматизации, которые выбирают подрядчика по уровню компетенций и опыту архитектурных решений.
1. Модуль обмена 1С:ERP ↔ Oracle
Обмен с самописной системой на Oracle был самой сложной частью проекта. Мы прошли несколько итераций и создали архитектуру, которая выдерживает ежедневный высокий поток данных.
Через фронт-систему на Oracle проходили все заказы, спецификации и статусы работ, а это десятки тысяч транзакций в сутки. Чтобы 1С:ERP стала управляющей системой и давала руководству актуальные данные, обмен при такой высокой нагрузке должен был работать без задержек и ошибок.
Команда LS разработала модуль обмена 1С:ERP ↔ Oracle, по принципу брокера сообщений. Изменения в Oracle регистрируются в специальной таблице. 1С:ERP считывает пакеты событий, обрабатывает данные, отправляет подтверждение и ведет сквозное логирование.
Первые версии модуля работали через стандартные внешние источники данных 1С, но на больших объемах возникали блокировки и сбои транзакций. Чтобы обеспечить стабильность, мы перешли на COM-соединение с Oracle. Это позволило:
- полностью снять проблему блокировок;
- стабилизировать транзакции при массовой обработке данных;
- ускорить чтение и запись;
- довести процент технических сбоев до нуля на рабочей нагрузке.
Результат. Обмен стал работать как единая шина данных между Oracle и 1С:ERP. Система без задержек получала сведения о заказах, спецификациях, статусах, подрядчиках, KPI и вспомогательных справочниках и сохраняла целостность данных в условиях высоких нагрузок.
2. Механизм переноса процессов из Axapta в 1С:ERP
Когда проект начинался, у клиента не было единого ТЗ. Axapta существенно переписана. Часть процессов была формализована, часть существовала только в виде пользовательского опыта сотрудников, которые проработали в компании много лет и знали, как должно быть, но никогда это не фиксировали. Перенос процессов в 1С:ERP требовал от команды LS погружения в логику работы Axapta.
Поэтому мы построили работу по формализации процессов с командой клиента через серию встреч и демонстраций. Работа шла по циклу: встреча → демонстрация текущего процесса → фиксация логики → разработка → повторная демонстрация → корректировки → тестирование.
И так — десятки раз. Иногда по одному участку приходилось пройти цикл три-четыре раза, потому что реальная картина открывалась только в примерах. Сотрудники показывали, как работает Axapta, мы фиксировали логику и переносили в ERP. Там, где типовой функционал 1С:ERP покрывал автоматизацию бизнес-процесса — использовали его. В случаях, когда в типовой модели 1С:ERP не было решения под задачу клиента, мы создавали отдельные подсистемы и документы-контейнеры. Эти системы обмениваются данными с типовыми документами 1С:ERP, но не вмешиваются в ядро конфигурации. Это обеспечило легкость будущих обновлений системы.
Результат:
- сохранили привычные процессы с минимальными изменениями конфигурации 1С:ERP;
- реализовали возможность обновлять систему без дополнительных затрат;
- построили четкую, согласованную логику даже там, где раньше были обходные схемы.
3. Автоматизация управленческого учета/бюджетирование
До внедрения 1С:ERP бюджетирование в компании клиента полностью велось в Excel. Данные находились в разных файлах, а сводить их приходилось вручную. Клиент поставил задачу перенести этот блок в 1С:ERP, чтобы в единой системе получать плановые и фактические показатели и формировать все необходимые отчеты.
Мы изучили текущие Excel-модели. Выяснили, какие показатели вводят вручную, какие формулы используют, какие отчеты должны быть доступны руководству. После этого команда LS собрала структуру бюджетирования в ERP.
Результат:
- полностью перенесли модели бюджетирования из Excel в 1С:ERP;
- настроили ввод бюджетов, план-фактный анализ, PL/PN отчеты, сбор фактических данных из первичных документов;
- автоматизировали загрузку планов бюджетов из Excel;
- реализовали 20 отчетных форм для руководителей.
До внедрения 1С:ERP бюджетирование в компании клиента полностью велось в Excel. Данные находились в разных файлах, а сводить их приходилось вручную. Клиент поставил задачу перенести этот блок в 1С:ERP, чтобы в единой системе получать плановые и фактические показатели и формировать все необходимые отчеты.
Мы изучили текущие Excel-модели. Выяснили, какие показатели вводят вручную, какие формулы используют, какие отчеты должны быть доступны руководству. После этого команда LS собрала структуру бюджетирования в ERP.
Результат:
- полностью перенесли модели бюджетирования из Excel в 1С:ERP;
- настроили ввод бюджетов, план-фактный анализ, PL/PN отчеты, сбор фактических данных из первичных документов;
- автоматизировали загрузку планов бюджетов из Excel;
- реализовали 20 отчетных форм для руководителей.
4. Разработка подсистемы для расчетов с подрядчиками
У клиента большая сеть внешних исполнителей: сборщики, доставщики, подрядные организации. Часть учета со сложным алгоритмом велась в Oracle, часть в Axapta. Задача — автоматизировать расчет вознаграждений подрядчикам и привязать его к фактическому завершению этапа работ, а не к дате документа.
Наша команда разработала подсистему для работы с подрядчиками: АРМ, со своими документами-контейнерами, набором правил и понятной последовательностью действий.
Мы создали независимый регистр для хранения условий начисления, изолировали его от типового модуля расчетов. Начисление выплаты запускалось только при получении системой финального статуса заказа: «Собран» или «Доставлен».
Результат:
- прозрачные расчеты по каждому заказу;
- предсказуемость начислений;
- снижение ошибок ручного расчета.
Обучение и сопровождение изменений
Для клиента важно было не только внедрить 1С:ERP, но и минимизировать стресс сотрудников при переходе на новую систему. Поэтому мы подготовили подробное обучение для конечных пользователей и внутренней ИТ-команды.
Формат обучения:
- лекции по блокам: закупки, продажи, казначейство, бюджетирование;
- практические задания: пользователи отрабатывали сценарии в системе;
- проверка результатов: если задания выполнены неверно, повторяли практику с разбором ошибок.
Все встречи записывали, делали расшифровки и краткие саммари . Такой подход снижал нагрузку на участников и позволял им возвращаться к материалу в любое время.
Документирование проекта
Документация проекта — это основа дальнейшей поддержки. По завершении проекта клиент получил полный комплект документов внедрения 1С:ERP:
- пользовательские инструкции по ключевым бизнес-процессам (Рис. 2.), в том числе по стандартным операциям, по запросу заказчика;
- регламенты работы в системе;
- технические описания всех доработок и механизмов обмена;
- протоколы тестирования;
- материалы по демонстрациям и внутреннюю базу знаний.
Рис. 2. Фрагмент инструкции по работе с блоком бюджетирования
Документация была согласована, принята клиентом по протоколам, с комментариями и доработками.
Бизнес-ценности/результат
После внедрения 1С:ERP клиент получил готовую к эксплуатации единую учетную ИТ-экосистему, стабильный обмен с историческими системами и платформу для развития, которая не зависит от устаревших технологий и внешних рисков (Рис. 3).
1. Автоматизированная ИТ-система для управления бизнесом
1С:ERP стала центром управления бизнесом. Логика процессов, которую раньше знали только сотрудники, теперь зафиксирована в системе. ИТ-ландшафт больше не тормозит развитие и масштабирование бизнеса.
2. Обмен 1С ↔ Oracle и консолидированные данные
1С:ERP и Oracle обмениваются данными быстро и без сбоев. Руководители видят актуальные показатели сразу, а не после ручных сверок и выгрузок. Например, автоматизированная цепочка согласований оплат спасает от ошибок ручного ввода. Закупки, продажи, казначейство, расчеты с подрядчиками, бюджетирование — все цифры теперь в одном месте.
3. Автоматизированные расчеты с подрядчиками
Команда LS разработала подсистему расчетов с подрядчиками, которая фиксирует статус выполнения работ, применяет правила начисления и автоматически формирует выплаты. Ошибки ручных расчетов исключены.
4. Прогнозируемое снижение расходов на поддержку в 3 раза
Поддержка Axapta была возможна только силами дорогих специалистов с редкими компетенциями. После перехода на 1С:ERP клиенту стал доступен большой рынок специалистов 1С, где нет высоких ставок и кадровых рисков.
5. Оптимизация скорости обновление системы
Минимальные изменения конфигурации 1С:ERP обеспечивают рост скорости обновлений системы без долгих подготовок и остановок работы.
Рис. 3. Отзыв клиента, Яндекс Карты
Планы развития системы
В ближайших планах клиента:
- подключить модуль «Производство» для детализированного позаказного учета;
- настроить интеграцию с BI-системой для углубленной аналитики данных, консолидированных в 1С:ERP.
Заключение
Наш опыт внедрения 1С:ERP показал, что даже если в компании нет ТЗ, процессы не описаны, а архитектура построена исторически, внедрить 1С:ERP можно.
Стратегия команды LS в такой ситуации — работать итерациями, фиксировать решения, по максимуму сохранять типовую конфигурацию 1С:ERP и аккуратно переносить ключевую логику. Такой подход дает клиенту предсказуемость, снижает стоимость сопровождения и создает устойчивую платформу для дальнейшего развития.
Если вы:
