- +7 (495) 120-87-87
- info@ls-gp.com
- ПН - ПТ: 9:00 - 18:00
Кейс внедрения 1С
Как компания по аренде мебели для мероприятий закрыла полный цикл аренды в 1С:Управление торговлей
Клиент
EXPO|complete, Москва
ИТ-система
1С:Управление торговлей, редакция 11 (1С:УТ 11).
Команда проекта
Технический архитектор, разработчик, консультант-аналитик.
Срок проекта
2 мес.
EXPO|complete
Разработали и внедрили подсистему управления арендой мебели в 1С:УТ 11 для EXPO|complete. Решение построили под задачу сквозного учета аренды с сохранением типовой конфигурации: оформление заказа, расчет услуг, раздельные счета на аренду и обеспечительный взнос, передача мебели в аренду и возврат с отражением движений по складам, учет ущерба. Это позволило управлять бизнес-процессом аренды на основании аналитики и сократить расходы на обновление и сопровождение ИТ-решения.
О клиенте
EXPO|complete предоставляет в краткосрочную аренду мебель для мероприятий: выставок, конференций, корпоративов. Клиенты — юридические и физические лица из Москвы, МО, Санкт-Петербурга и других российских городов. Компания на рынке услуг аренды мебели с 2007 года.
Особенности учета до внедрения
Сотрудники EXPO|complete вели учет аренды в 1С:УТ 11. Услугу аренды оформляли документом «Реализация товаров и услуг». Этот документ, в типовой логике 1С, предназначен для продажи, а бизнес-процесс аренды устроен иначе: мебель передают во временное пользование клиенту и потом принимают обратно.
Так как учет аренды был реализован через продажу, часть операций сотрудники выполняли вручную. Такой подход не позволял оперативно получать аналитику и контролировать:
- смену статусов заказа;
- взаиморасчеты;
- движение и остатки мебели на складе;
- сроки аренды;
- логистику маршрутов для монтажа/демонтажа.
Например, менеджеры при согласовании услуги аренды с новыми клиентами не видели, какое оборудование и его количество есть реально на складе. Часть мебели числилась как «проданная», хотя физически уже была на складе, потому что сотрудники склада возврат фиксируют вручную в блокнотах. А менеджеры, при высокой загрузке, не всегда своевременно могли вносить данные в систему (документ «Возврат товара»).
Из интервью с клиентом: «Мы тратим кучу времени на то, чтобы понять, сколько мебели реально свободно. Постоянно путаемся: что у клиентов, что на складе. Хотим, чтобы система сама показывала актуальное наличие без Excel и звонков на склад».
Еще пример — особенность в работе логистов. Адрес мероприятия/доставки, например, для выставки — часто это название площадки или павильона, менеджеры вписывали в комментарий к заказу. Логисту, чтобы скоординировать транспортные маршруты для монтажа/демонтажа оборудования, приходилось вручную собирать адреса по каждому заказу.
Из интервью с клиентом: «Адрес мероприятия; выставка, павильон, стенд, мы пишем в комментарий. Потом логист перебирает все заказы, звонит менеджеру, заносит и сверяет в Excel. Хотим, чтобы 1С сама собирала эти данные».
Цели и задачи проекта
Цель проекта — реализовать сквозной учет услуги аренды от заказа до возврата.
Задачи:
- отслеживать фактическое местоположение оборудования;
- повысить стабильность работы системы;
- сделать учет аренды прозрачным;
- сократить количество ручных операций;
- реализовать привычный интерфейс для менеджеров;
- сохранить типовую конфигурацию 1С: УТ 11.
Решение — подсистема «Управление арендой»
Команда LS разработала и внедрила подсистему «Управление арендой» (Рис. 1.). Эксперты LS Group разработали решение как надстройку над типовой конфигурацией 1С:УТ 11.5. Все доработки для решения задач учета аренды реализовали через расширения. Мы сохранили привычный интерфейс 1С:УТ и пользователи работают в знакомой форме с дополнительными параметрами для учета заказа аренды.
Подсистема «Управление арендой» включает новые документы, регистры сведений и отчеты. А форма заказа и печатные формы адаптированы под существующие шаблоны компании.
Рис.1. Интерфейс подсистемы «Управление арендой»
Это второе внедрение нашего решения для услуг аренды. В первом кейсе команда LS разработала подсистему аренды для автоматизации учета аренды строительного оборудования.
Ключевые функции подсистемы «Управление арендой»
Заказ и условия аренды
Работа по учету аренды начинается в типовом документе «Заказ клиента» с выбора соглашения с признаком «Аренда». Выбор этого признака переключает логику документа на режим аренды. Это основной документ, на основании которого формируются все документы учета аренды.
Параметры документа «Заказ клиента» (Рис. 2.):
- дата и время монтажа/демонтажа;
- контактные лица со стороны клиента для монтажа/демонтажа. Это позволяет логистам и монтажникам видеть актуальные контакты на месте проведения мероприятия без дополнительных звонков менеджеру;
- параметры площадки: этаж, наличие грузового лифта, необходимость пропуска;
- коэффициент для расчета стоимости аренды;
- гибкая настройка резервирования. Оборудование можно резервировать не с даты заказа, а с даты монтажа. Это позволяет корректно отображать доступность мебели для новых клиентов в промежутке между оформлением заказа и фактической отгрузкой;
- отгрузка в минус, при необходимости.
Рис. 2. Форма заказа аренды в подсистеме «Управление арендой»
Расчет услуг: срок аренды и обеспечительный взнос
1. Подсистема «Управление арендой» поддерживает два сценария расчета стоимости услуг:
- по количеству дней аренды;
- по фиксированной стоимости с применением повышающего коэффициента.
Заказчик, EXPO|complete, использует второй вариант: стоимость аренды задается в прайсе, а менеджер при необходимости корректирует ее с помощью коэффициента.
2. В заказе можно указать необходимость услуг монтажа и демонтажа. Например, если в тарифе не учтена стоимость монтажа/демонтажа и услугу необходимо добавить в заказ. При выборе этого параметра подсистема автоматически добавляет соответствующие услуги в расчет стоимости заказа.
3. Реализована возможность формировать два счета для клиента. Первый — стоимость аренды и второй — сумма обеспечительного взноса (залога), который учитывается при расчетах с клиентом, например, при компенсации ущерба.
Автоматизация статусов по заказу аренды и оплате
Реализована статусная модель документа (Рис. 3.). Статусы заказа меняются вручную по событиям:
- «Не подтвержден»;
- «Подтвержден»;
- «Выполнен монтаж»;
- «Выполнен демонтаж»;
- «Отказ».
Рис.3. Статусы заказа. Форма заказа аренды в подсистеме «Управление арендой»
Передача мебели в аренду
На основании заказа менеджеры формируют документ «Передача оборудования в аренду» (Рис. 4.). Документ списывает мебель с основного склада и перемещает на виртуальный склад «ТМЦ в аренде». После проведения документа остатки на основном складе уменьшаются, а на складе «ТМЦ в аренде» появляются позиции, которые фактически находятся у клиента.
Рис. 4. Передача мебели в аренду в подсистеме «Управление арендой»
Возврат из аренды
Для возврата разработали отдельный документ «Возврат из аренды» (Рис. 5.). Документ подтягивает то, что числится в аренде по заказу на момент возврата, фиксирует в системе факт возврата оборудования и возвращает его со склада «ТМЦ в аренде» на основной склад.
Рис. 5. Возврат мебели из аренды в подсистеме «Управление арендой»
Учет ущерба
1. Реализован документ «Ущерб» (Рис. 6.), который фиксирует повреждение или утрату оборудования во время аренды. Документ создается на основании заказа аренды и позволяет:
- указать поврежденные позиции;
- зафиксировать тип ущерба — частичный или полная утрата;
- выбрать способ компенсации.
2. Подсистема поддерживает несколько вариантов расчета по ущербу:
- выставление отдельного счета на оплату ущерба;
- удержание суммы из обеспечительного взноса (залога);
- гибридный вариант — частичное удержание + доплата;
- при полной утрате система позволяет сразу списать товар в реализацию (продажу).
Рис. 6. Документ «Ущерб» в подсистеме «Управление арендой»
Изменение условий аренды
Продление/изменение срока оформляют документом «Изменение условий аренды» (Рис. 7.). Система показывает состав позиций, которые находятся в аренде по этому заказу, и позволяет скорректировать срок аренды.
Рис. 7. Изменение условий аренды в подсистеме «Управление арендой»
Подготовка закрывающих документов
Подсистема адаптирована под разные циклы аренды.
Для долгосрочной аренды доступно автоматическое ежемесячное формирование актов. Если срок аренды пересекает границы месяца, закрывающие документы формируют за отчетный период.
Для краткосрочной, текущий сценарий нашего заказчика, реализован упрощенный механизм: один комплект закрывающих документов на всю сумму заказа по окончании срока аренды.
Отчетность по аренде
Менеджеры контролируют активные договоры аренды через список заказов аренды (Рис. 8.). В форме списка выведены даты монтажа и демонтажа, поэтому сотрудники могут быстро отфильтровать заказы по ближайшим возвратам.
Рис. 8. Отчет по срокам аренды в подсистеме «Управление арендой»
Благодаря тому, что подсистема не меняет типовые документы 1С:УТ, руководители могут использовать стандартные отчеты:
- «Ведомость товаров по складам» — показывает оборудование на складе и в аренде;
- «Ведомость по расчетам с клиентами» — используется для контроля оплат и задолженности.
💡 Важно — данные по срокам аренды и стоимости сохраняются в отдельных регистрах для создания специализированных отчетов в будущем.
Потенциальные направления развития подсистемы аренды EXPO|complete
Подсистема аренды для EXPO|complete построена с учетом будущего роста — все данные хранятся в единой модели, а архитектура решения позволяет подключать новые сценарии без изменения типовой конфигурации.
Клиент рассматривает три направления развития:
- мобильные приложения для монтажников и водителей. Задача: построение маршрута и фиксация факта монтажа/демонтажа;
- мобильное приложение для кладовщиков. Задача: автоматизация приемки оборудования на склад, передача в ремонт или обслуживание;
- автоматический расчет тарифов. Задача: конструктор тарифов, возможно с привлечением ресурсов ИИ.
Проект выполнила компания ООО «ЭЛЭС ГРУП».
