- +7 (495) 120-87-87
- info@ls-gp.com
- ПН - ПТ: 9:00 - 18:00
Статья на тему:
Обучение персонала при внедрении 1С:ERP на производстве: стратегия, ошибки, чек-лист приемки
Успешное внедрение 1С не гарантирует, что система заработает сама по себе. Можно потратить месяцы на разработку, внедрение и ведение программы 1c предприятие на производстве, но потерять время и деньги, если в промышленной эксплуатации кладовщик не знает, как оформить приходную накладную, а мастер цеха продолжает учитывать детали в Excel.
В этой статье расскажем, почему от этапа обучения зависит, окупятся ли инвестиции во внедрение. Разберем, как организовать обучение так, чтобы сотрудники с первого дня работали в новой системе 1С легко, быстро и без стресса.
Почему обучение определяет ROI внедрения 1С:ERP
Руководитель принимает решение о внедрении 1С:ERP или комплекса программ 1С, чтобы получать точные данные для управления бизнесом.
Качество данных на входе определяет достоверность отчетности на выходе. Ошибки пользователей искажают учет, и руководитель вынужден принимать управленческие решения на недостоверных данных. Кроме этого, одна ошибка сегодня требует корректировки данных в прошлых периодах завтра. В результате инвестиции в разработку, внедрение и сопровождение 1с превращаются в затраты на исправления последствий человеческих ошибок. А это грозит бизнесу финансовыми, операционными и репутационными потерями и фактически обнуляет экономический эффект проекта внедрения 1С.
Примеры из практики. Кладовщик при приемке материалов выбрал не ту номенклатурную группу — остатки на складе становятся некорректными. Начальник производства, планируя смену, видит наличие материалов там, где их фактически нет. Итог — простой линии, срыв сроков отгрузки, незапланированные затраты на срочную закупку материалов. Оператор допустил ошибку при списании сырья в производство — себестоимость готовой продукции искажается. Финансовый директор принимает ценовые и маркетинговые решения на основе данных, которые не соответствуют реальности. Маржа рассчитана неверно. Прибыль либо занижена, либо переоценена.
Как отсутствие обучения обрекает бизнес на дополнительные расходы
Дублирование учета
Сотрудники не понимают или не знают как вести учет в новой системе 1С и продолжают работать в привычных Excel-таблицах или блокнотах. Бизнес платит зарплату за одну и ту же работу дважды. Штатное расписание раздувается, а система так и не становится единым источником правды.
Простои, потеря производительности
Например, оператор тратит час на поиск нужной кнопки вместо того, чтобы закрыть смену за десять минут. Кладовщик ждет, пока коллега подскажет, как провести отгрузку. Каждый такой эпизод — это время простоя производственной линии или простоя сотрудника. В масштабах месяца потери времени складываются в ощутимую для бизнеса сумму. При этом поддержка получает десятки однотипных обращений по базовым операциям, отвлекаясь от реальных задач развития системы.
Поддержка пользователей вместо развития
Если после запуска пользователи не могут выполнять базовые операции самостоятельно, каждый их шаг требует участия ИТ-специалистов компании или исполнитель. Ресурсы поддержки уходят на обучение азам «как нажать кнопку» и «как провести документ». Бюджет на сопровождение и развитие системы уходит на бесконечное обучение азам «как нажать кнопку», «как провести документ» и тушение пожаров.
Важно. Инвестиции во внедрение erp или комплекса программ на предприятии окупаются тогда, когда каждый сотрудник, от кладовщика до финансового директора, умеет использовать систему 1С для решения задач бизнеса.
Семь ошибок обучения работе в 1С erp и как их избежать
Даже успешная разработка прикладных решений на платформе 1С не будет помогать решать задачи бизнеса, если пользователей готовить к работе неправильно. Мы выделили шесть ошибок обучения. Дали рекомендации, как их предотвратить, чтобы избежать хаоса на этапе промышленной эксплуатации после внедрения ерп системы 1С и лавины обращений в поддержку.
Ошибка 1. Время обучения выбрано неверно
Сотрудников обучают за месяц-два до старта этапа промышленной эксплуатации. Или наоборот: обучение проводят в день запуска системы в промышленную эксплуатацию.
Риски: при раннем обучении к моменту реальной работы в системе сотрудники забывают, что изучали. При позднем — пользователи не успевают освоиться в новой системе 1С, паникуют, допускают ошибки.
Рекомендация: оптимальное время обучения за 10–14 дней до старта. Этого времени достаточно, чтобы освоить операции, но недостаточно, чтобы забыть. Ключевых пользователей обучают перед этапом опытной эксплуатации.
«Сроки на обучение должны быть с запасом 25–30% на форс-мажоры: болезни сотрудников, сдвиги разработки. Лучше закончить раньше, чем не успеть обучить и потом получить вал обращений в поддержку».
Андрей Семенов, ген. директор LS Group
Ошибка 2. График обучения выстроен без учета режима работы сотрудников
Обучение планируют без учета реальной загрузки пользователей: 4–6 часов подряд или в самое напряженное время, например, отгрузки, сдачи отчетов или запуска смен. На производстве сотрудники физически не могут выключиться из работы на полдня. Их отвлекают звонками, срочными задачами, вопросами коллег. К концу третьего часа занятия их мозг перегружен, информация перестает усваиваться.
Риски: рассеянное внимание, материал не запоминается, саботаж обучения.
Рекомендация: одно занятие для одной группы не более 1,5–2 часов. Этого достаточно, чтобы разобрать конкретную тему и отработать операции. Время для обучения в течение дня выбирать максимально разгруженное от операционной текучки обучаемой группы.
Ошибка 3. Универсальное обучение, учим всех одинаково
Кладовщикам, бухгалтерам, начальникам цехов и мастерам рассказывают про все блоки системы.
Риски: сотрудник получает 80% информации, которая ему не нужна, и не получает 20% информации, важной для его работы. Например, кладовщик не запоминает последовательность приемки материалов, потому что полдня слушал про бухгалтерские проводки.
Рекомендация: разделять обучение по ролям. Для каждой группы — своя программа, свой набор операций, своя продолжительность. Кладовщики осваивают только складские документы и отчеты. Операторы — сменные задания и списание материалов. Руководители — отчеты и настройку дашбордов. Такой подход сокращает время обучения, повышает вовлеченность и дает понятный результат обучения работе в 1с erp: каждый знает ровно то, что нужно ему для работы.
Ошибка 4. Обучение на абстрактных примерах
Обучение проводят в демобазе, где номенклатура называется, например, «Товар 1», «Товар 2», а контрагенты — «Покупатель А» и «Поставщик Б». Сотрудники тренируются на примерах, которые не совпадают с отраслевой спецификой компании.
Риски: абстрактный пример — это новая информация для пользователя. Примеры оторванные от реальности хуже запоминаются. Сотрудники чувствуют себя неуверенно при работе в новой системе 1С и начинают ошибаться.
Рекомендация: проводить обучение в тестовой копии реальной базы с актуальными данными предприятия: номенклатура, контрагенты, склады, производственные участки. Когда пример на реальных данных, то сами данные запоминать не надо, сотрудник обучается на тех же объектах, с которыми будет работать каждый день. Это снимает страх перед новой системой 1С.
Ошибка 5. Надежда на то, что пользователи самостоятельно разберутся, как работать в новой системе 1С
Отказ от системного обучения в пользу самостоятельного изучения или надежда на то, что после формального ознакомления с программой 1С сотрудники самостоятельно освоят систему в процессе работы.
Риски: сотрудники осваивают новую систему 1С хаотично, каждый своим способом. В итоге один кладовщик оформляет документы так, второй — иначе. Единые стандарты работы отсутствуют, данные в системе разнородны, отчеты недостоверны.
Рекомендация: утвердить обучение как обязательный этап проекта внедрения 1С:ERP или комплекса программ 1С с четкими критериями завершения.
Ошибка 6. Формальный подход исполнителя к обучению
Когда исполнитель демонстрацию решения 1С выдает за обучение, ждать, что пользователи с первых дней промышленной эксплуатации новой системы будут работать без ошибок точно, не стоит. Демонстрация функционала системы 1С — это только показ возможностей нового инструмента учета. Тогда, как задача обучения — добиться понимания пользователями логики процессов, отработать навыки работы на практике, проверить понимание и результат обучения. А это более глубокий, трудоемкий процесс, в отличие от демонстрации, особенно когда пользователи начинают работать в системе 1С впервые.
Риски: неконтролируемое количество обращений в поддержку по базовым операциям.
Рекомендация: закрепите в договоре с исполнителем этап обучения. Например, практическую отработку каждой операции в тестовой базе, сдачу зачетов по итогам обучения, передачу инструкций и видеозаписей обучения.
Ошибка 7. Заказчик не участвует в организации обучения
Заказчик передает обучение «на откуп» исполнител и перекладывает на него всю ответственность за подготовку сотрудников. Ключевой принцип ответственности этапа обучения: исполнитель отвечает за качество материалов и тренингов, заказчик — за дисциплину и условия для обучения. Без второго первое не работает.
Риски: низкое качество усвоения материалов обучения.
Рекомендация: создайте условия для комфортного обучения своих сотрудников. Назначьте сотрудника, который будет координировать расписание и посещаемость. Заложите в график сотрудников время на обучение работе в 1с erp. Помните, что обучение — это инвестиция, а не потеря времени.
Стратегия обучения в LS Group: кого, когда и чему учим
Наша задача — передать знания, отработать навык работы в новой системе 1С и обеспечить пользователям информационную поддержку как на этапе обучения, так и для дальнейшей работы. При подготовке обучения специалисты по внедрению 1С учитывают исходный уровень владения 1С. Опытным пользователям достаточно инструкции и демонстрации новых функций. Сотрудникам со средними знаниями нужна практика и режим вопрос-ответ. Новичкам, которые никогда не работали в 1С, требуется полное погружение: теория, практика, тестирование и видеоинструкции.
У руководителя и оператора станка разные задачи, ответственность и влияние на результат производственного процесса. Поэтому стратегию обучения мы в LS Group строим на разделении по ролям: выделяем три ключевые группы и для каждой определяем свои цели, формат и сроки подготовки.
Ключевые пользователи
Технологи, главный бухгалтер, начальник склада, начальник производства, мастера участков — сотрудники, которые понимают бизнес-процессы и будут помогать коллегам после запуска.
Чему учим
Ключевые пользователи осваивают логику работы системы: как связаны документы, где искать причины ошибок, как исправлять нештатные ситуации, какие отчеты для чего нужны. Задача — сформировать устойчивое понимание работы в новой системе 1С, чтобы ключевые пользователи в будущем могли выступать внутренними наставниками и отвечать на вопросы операционного персонала.
Формат обучения
Онлайн воркшопы с разбором реальных кейсов компании. Работа в тестовой базе с моделированием реальных ситуаций.
Когда учим
- На этапе проектирования системы, ключевые пользователи часто принимают участие при аудите и построении архитектуры.
- На этапах тестирования и опытной эксплуатации проекта внедрения 1с erp или комплекса программ 1С.
Продолжительность
От трех до пяти дней, в зависимости от сложности процессов и количества функциональных блоков.
Операционный персонал
Кладовщики, менеджеры, операторы производственных линий, комплектовщики, сотрудники приемки и отгрузки. Люди, которые ежедневно вводят первичные данные и проводят документы.
Чему учим
Обучаем только тому, что нужно для их работы. Строгое следование инструкции: шаг 1, шаг 2, шаг 3. Действия при ошибке: к кому обратиться, как сообщить о проблеме. Обучение строим на типовых операциях, которые сотрудник выполняет каждый день. Например, как принять материалы от поставщика на склад №2 или как проверить, есть ли на складе нужная деталь перед запуском смены.
Формат обучения
Онлайн воркшопы. Запись обучения. На основании воркшопов создаем короткие видеоинструкции.
Когда учим
За три недели до старта промышленной эксплуатации. Этого срока достаточно, чтобы освоить операции и сформировать навык, но не забыть его до запуска. Чтобы отвечать на вопросы и корректировать действия в первую неделю работы в новой системе 1С, рядом должен быть наставник. Это может быть ключевой пользователь заказчика или специалист исполнителя.
Продолжительность
От 1 до 3 дней в зависимости от количества операций. Обучение разбиваем на блоки, чтобы не перегружать сотрудника информацией. Продолжить каждого блока до полутора часов.
Руководство
Финансовый и коммерческий директор, начальник производства, главный инженер. Пользователи, которые не вводят данные, но принимают решения на основе отчетов. Важно обучать руководителей не только для контроля, но и для подстраховки. Например, если ключевой сотрудник заболел или уволился, руководитель должен понимать процесс, чтобы не остановить работу своего участка учета.
Чему учим
Руководители должны понимать, какие данные можно получить из системы и как ими пользоваться:
- чтение аналитики: какие отчеты доступны, как их строить и фильтровать;
- контроль показателей (KPI): как видеть отклонения от плана, маржу, остатки, эффективность цехов;
- дисциплина данных: как проверять, что подчиненные ведут учет корректно.
Формат обучения
Демонстрация дашбордов и отчетов. Разбор конкретных сценариев, например, как открыть отчет по остаткам, как посмотреть себестоимость выпущенной продукции, как оценить загрузку оборудования.
Когда учим
На этапе тестирования в тестовой базе, когда в системе есть реальные данные.
Продолжительность
До 1,5 часов одна итерация обучения. Количество итераций зависит от объема данных, отчетов и количества блоков учета. Если сроки обучения сжаты, обучение руководителей можно совместить с обучением ключевых пользователей по блокам. Такой подход не требует отрыва руководителей от основной работы.
Инструкции и глубина обучения
Глубина обучения для всех ролей зависит от уровня автоматизации. Если уровень автоматизации процессов высокий и система сама контролирует ошибки, обучение будет достаточно простым. Если автоматизация низкая, много ручного ввода, потребуется глубокое погружение сотрудников в логику учета.
Инструкции помогают пользователям, без стресса научится работать в новой системе 1С. Если на обучении возникают сложные вопросы, специалисты LS Group их фиксируют и дополняют инструкции блоком «Частые вопросы».
Памятки по стандартным ежедневным операциям ввода данных для кассиров, помощников бухгалтера, операторов рабочих мест — короткие и емкие инструкции, где по шагам описано что делать.
Чек-лист приемки этапа «Обучение»
Используйте этот чек-лист, чтобы зафиксировать результат этапа обучения в проекте внедрения 1С ерп или комплекса программ 1С. Чек-лист позволит вашим сотрудникам работать без стресса, а вам сократить расходы на сопровождение системы 1С.
- Артефакты
У вас на руках должны быть подписанные ведомости обучения по каждому сотруднику, кто, когда, сколько часов обучался.
- Результаты тестирования
Протоколы сдачи зачетов или выполнения сценариев.
- Документация
Согласованный и утвержденный комплект ролевых инструкций и регламентов. Они должны быть переданы в электронном редактируемом виде:
- ролевые инструкции, пошагово: что нажать, куда посмотреть, что распечатать. ( Рис. 1.)
- пошаговые сценарии, описание сквозного учета по каждому бизнес-сценарию: кто, когда и что делает на каждом шаге.
Рис. 1. Фрагмент проектной документации. Инструкция по работе с блоком бюджетирование
Важно. Необходимо принимать не факт проведения обучения, а готовность пользователей к работе в системе 1С. Это принципиально разные вещи. Подписывая акт только за присутствие на лекциях, вы рискуете получить сотрудников, которые не научились работать в программе.
«Мало подписать протокол, что обучение проведено. Сотрудник должен подтвердить, что он не просто заучил последовательность кнопок, а осознал логику процесса. Осознал – значит запомнил и сможет применить в нештатной ситуации».
Андрей Семенов, ген. директор LS Group
Ответы на часто задаваемые вопросы
Такой подход к подготовке пользователей в проекте внедрения 1с erp или комплекса программ 1С возможен. Он не мешает сдаче проекта, но перекладывает риск ошибок в учете из-за неподготовленного персонала, полностью на заказчика.
Этап обучения — инструмент ввода системы в промышленную эксплуатацию. Это механизм, который переводит решение 1С из состояния — разработка, в состояние — рабочий процесс. Можно потратить миллионы на разработку идеальной конфигурации, но потерять все на этапе ввода в эксплуатацию. Ошибки неподготовленных сотрудников — это ошибки в учете. А затраты на исправление последствий отсутствия обучения могут превысить стоимость самого обучения, заложенного на старте.
Что делать, если ценный сотрудник не может освоить работу в новой системе 1С при групповом обучении?
Если сотрудник не справляется с групповым обучением, заложите резерв часов на индивидуальные занятия, чтобы не допускать некомпетентного пользователя к базе.
Специалисты LS Group по каждому обучению проводят тестирование и оформляют протоколы. Это необходимо, чтобы пользователь подтвердил, что он понимает последовательность действий и может работать в системе 1С. Кроме протокола мы записываем обучение, где сотрудник самостоятельно выполняет операции без подсказок.
Можно совместить обучение с опытной эксплуатацией: начали обучать — через 50% зашли в опытную эксплуатацию и параллельно доучиваем. Это сложнее для сотрудников, но лучше, чем исключать обучение совсем.
Функционалу, который используется раз в полгода, обучать подробно не имеет смысла. Сотрудник не сможет знания перевести в навык, и быстро все забудет. Достаточно демонстрации такого функционала и подробной инструкции, которая поможет выполнить действия при необходимости.
Заключение
Успех проекта зависит не только от настройки и разработки системы, но и от готовности сотрудников работать в новых условиях. Уровень подготовки пользователей и глубина понимания логики 1С определяют скорость окупаемости инвестиций в автоматизацию и достоверность управленческих данных.
«Обучение страхует каждого сотрудника от форс-мажоров. Когда система спроектирована верно, большинство проблем возникает из-за незнания, например кто-то оформил операцию неверно. Подготовленный сотрудник сам разберется в ошибке и исправит ее, не дожидаясь консультанта. Это экономит время и нервы и заказчика, и исполнителя».
Андрей Семенов, ген. директор LS Group
Хотите, чтобы сотрудники начали работать в 1С без ошибок с первого дня? Приходите на консультацию
Обсудим вашу задачу и покажем, как выстроить обучение, которое защитит бюджет и сроки проекта
Полезное про внедрение 1С на производстве
Мы запланировали цикл материалов «Внедрение 1С на производстве». Сегодня была четвертая часть. В следующих статьях разберем и покажем, как проходит внедрение на практике — от выбора решения до сопровождения и развития.
- Часть 1. Аудит и план проекта: с чего начать внедрение 1С на производстве, чтобы не слить бюджет — первый этап внедрения, что проверяем, какие документы вы получаете, сколько времени занимает и можно ли обойтись без аудита.
- Часть 2. Какую программу 1С выбрать для автоматизации производства и как это сделать, чтобы не переделывать через год — как определиться с ПО, что учитывать при выборе и с каких систем чаще всего переходят: Oracle, Axapta, старые версии 1С и другие продукты.
- Часть 3. Команда проекта 1С: как не сорвать сроки внедрения и не выйти за рамки бюджета — роли, ответственность, согласование, рабочие группы, коммуникация, график работ.
- Часть 4. 70% проекта и 90% рисков: что под капотом этапа разработки в проекте внедрения 1С на производстве — основной и самый длительный этап внедрения. Почему на этом этапе высокие риски срыва сроков внедрения, какие контрольные точки и артефакты нужны, и как выстроить управление проектом так, чтобы минимизировать риски по срокам, объему и качеству работ.
- Часть 5. Тестирование — страховка инвестиций во внедрение 1С на производстве — что такое ПМИ, сценарии и протоколы тестирования, автотесты, зачем они нужны и как ускоряют приемку работ.
